Die Anforderungen der deutschen Professional Services Organisation eines großen IT Konzerns war, Kundenprojekte mit Mitarbeitern passgenau und schnell besetzen zu können. Dabei waren die Mitarbeiter in mehreren Teams an verschiedenen Standorten verteilt. Somit war das Einzelwissen der Führungskraft auf das eigene Team bzw. den eigenen Standort beschränkt. Synergieeffekte durch Betrachtung der gesamten Organisation von mehreren hundert Mitarbeitern konnten ohne eine geeignete Wissenbasis und Toolunterstützung nicht genutzt werden - und einzelne Anfragen an die Kollegen dauerten oft zu lange und waren nur teilweise erfolgreich.

Als Basis bauten wir eine Skillstruktur auf, die sich im wesentlichen an den relevanten Technologien und eigenen Produkten, Lösungen und Services orientierte. Dazu wurde eine Softwarelösung für Ressourcenmanagement eingeführt. Die Mitarbeiter des Bereichs haben ihre Skills und deren Tiefe hinterlegt und in einem regelmäßigen Prozess in Abstimmung mit ihrer Führungskraft aktualisiert. Mit Hilfe der Software war es schnell möglich Anforderungsprofil mit den Skills der Mitarbeiter abzuleichen und mögliche Projektmitarbeiter zu identifizieren.

An dieser Stelle im Prozess haben wir uns entschlossen, den Kommunikationsweg über eine Anfrage bei der verantwortlichen Führungskraft zu lenken. Auch wenn es möglich gewesen wäre, auf Toolebene Verfügbarkeiten einzusehen und auch zu buchen, oder weitere Automatisierungen zu nutzen. Gründe dafür waren Aspekte wie Führungsverantwortung, Planung, strategische Priorisierung, Datenaktualität/-genauigkeit und schlicht und einfach die Tatsache, dass wir es mit Menschen und nicht mit Waren zu tun hatten.

Der Erfolg hat es gedankt - die Akzeptanz der Mitarbeiter hat sich sehr schnell eingetellt - insbesondere, da sich nach dem Erstaufwand der Skillspflege auch der Nutzen in als "internes Marketing" gezeigt hat. Es kamen geeignete und oft mehr Projekteinsätze, was im Interesse der Mitarbeiter lag. Durch Einbettung der Skills von Dienstleistungspartnern in vereinfachter und anonymisierter Form konnten auch Anfragen bedient werden, die nicht nur intern abgedeckt wurden.

Die Funktion der Ressourcemanager wurde eingeführt, die sich als kleines verteiltes Team auf die Unterstützung des Vertriebs mit der Auftragsklärung und effektivem und effizientem Ressouremanagment fokussierten. Dabei wurden die Führungsstukturen beibehalten und eine Servicestruktur über die gesamte Organisation gelegt.

Die Wirksamkeit der Organistation hat sich durch all diese Maßnahmen deutlich erhöht und Transparenz erzeugt. Damit war auch eine Basis gelegt, um nicht ausschliesslich aktuelles Business zu bedienen, sondern auch eine gezielte Skillsplanung und Weiterentwicklung in einem längerfristigem Zeithorizont anzusteuern.

Eine Erkenntnis nach etlichen Jahren erfolgreicher Praxis. Die Skillsstruktur entwickelt sich stetig weiter und wächst gerne. Die Gefahr dabei ist, dass sie nicht nur größer sondern auch detaillierter wird. Hier gilt es gut Aufwand (Datenpflege, Stringenz) und Nutzen zu betrachten und auch an der Stelle einen größere Überarbeitung und Bereinigung durchzuführen.